Führungs- und Gruppenmanagement
Anfragen, Führungen und Gruppen souverän
durch den gesamten Lebenszyklus steuern.
Vom ersten Kontakt bis zur Abrechnung: Erfassen Sie Gruppenanfragen, Schulprogramme und Sonderführungen mit allen Eckdaten – Programm, Sprache, Teilnehmer:innenzahl, Wunschtermin und individuellen Anforderungen. Aus klar definierten Programmvorlagen werden Kosten, Räume und benötigte Vermittler:innen automatisch abgeleitet. Statt Listen, Kalendern und Excel-Tabellen parallel zu pflegen, läuft alles an einem Ort zusammen – der Status jeder Anfrage von „Neu“ über „Reserviert“ bis „Freigegeben“ ist auf einen Blick erkennbar.
Termine, Räume, Vermittler:innen und Tickets greifen nahtlos ineinander: Pools steuern, wer wann verfügbar ist, Raumbuchungen synchronisieren sich automatisch, Serien und Mehrfachführungen werden mit wenigen Klicks angelegt. Bestätigungs-PDFs, Erinnerungen an Vermittler:innen und Kund:innen-Benachrichtigungen verschicken sich auf Knopfdruck – mit den richtigen Inhalten zum richtigen Zeitpunkt. Gutscheine, Rechnungen und Abrechnungen an externe Vermittlungspartner:innen sind direkt angebunden, sodass keine Buchung verloren geht und keine Information zwischen Kalender, Kassa und Buchhaltung verschwindet.
Alles, was eine professionelle Besucher:innenkoordination braucht
Warum Institutionen auf
moveCRM Besucher:innenkoordination setzen
Erfassen Sie alle Buchungen und Programme mit sämtlichen relevanten Eckdaten zentral an einem Ort. Dank klar definierter Programmvorlagen und automatischer Ressourcenplanung finden Sie für jede Anfrage sofort die passende Lösung. Verbinden Sie Termine, Räume und Vermittler:innen nahtlos in einem System, das exakt auf die Abläufe Ihres Hauses abgestimmt ist.
Zentrale Anfragenverwaltung - vom Kontakt bis zur Abrechnung.
Keine parallele Pflege von Listen, Kalendern und Tabellen. Alle Informationen zu Führungen und Gruppen laufen an einem Ort zusammen.
Status-Tracking - voller Durchblick in Echtzeit.
Der Status jeder Anfrage von „Neu“ über „Reserviert“ bis „Freigegeben“ ist sofort und für das gesamte Team auf einen Blick erkennbar.
Intelligentes Ressourcenmanagement - Termine, Räume und Personen.
Pools steuern, wer wann verfügbar ist. Raumbuchungen synchronisieren sich automatisch und verhindern so ärgerliche Doppelbelegungen.
Automatisierte Kommunikation - auf Knopfdruck informiert.
Bestätigungs-PDFs, Erinnerungen an Vermittler:innen und Kund:innen-Benachrichtigungen verschicken sich automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
Programmvorlagen - out of the box kalkuliert.
Aus vordefinierten Vorlagen werden Kosten, benötigte Räume und Vermittler:innen für verschiedene Sprachen und Gruppengrößen direkt abgeleitet. Serien und Mehrfachführungen legen Sie mit wenigen Klicks an.
Nahtlose Abrechnung - direkt an Kassa und Buchhaltung angebunden.
Gutscheine, Rechnungen und Abrechnungen an externe Vermittlungspartner:innen integrieren, sodass keine Buchung oder Information mehr verloren geht.
Fragen und Antworten zum Besucher:innenkoordination und Ressourcenplanung
Sie haben Fragen zu moveCRM und der Verwaltung Ihrer Führungen und Gruppenanfragen? Hier finden Sie Antworten rund um Ressourcenplanung, Automatisierung und die tägliche Arbeit mit Ihrem Buchungssystem.
Die Besucher:innenkoordination ist die zentrale digitale Verwaltung aller Anfragen, Führungen und Gruppenprogramme Ihres Hauses. Anstatt Termine, Räume und Ressourcen in verschiedenen Outlook-Kalendern, Excel-Tabellen und Notizbüchern zu verstreuen, bündelt moveCRM den gesamten Prozess an einem Ort. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team stets den Überblick behält – von der ersten Buchungsanfrage bis zur finalen Abrechnung.
Excel und herkömmliche Kalender stoßen bei komplexen Buchungen schnell an ihre Grenzen: Doppelbuchungen von Räumen entstehen, die Verfügbarkeit von Vermittler:innen ist unklar und die manuelle Kommunikation kostet viel Zeit. moveCRM bietet stattdessen synchronisierte Raumbuchungen, automatisierte Statusübersichten und die intelligente Verwaltung von Ressourcen-Pools in Echtzeit.
Ja, moveCRM vernetzt die Besucherkoordination direkt mit Ihren Finanzprozessen. Gutscheine, Rechnungen und sogar die Abrechnungen für externe Vermittlungspartner:innen sind direkt angebunden. So verschwinden keine wichtigen Buchungsinformationen mehr an der Schnittstelle zwischen Kalender, Kassa und Buchhaltung.
CRM Experten kontaktieren
moveCRM nimmt Ihnen die manuelle Schreibarbeit ab. Das System generiert auf Knopfdruck Bestätigungs-PDFs, verschickt rechtzeitig Erinnerungen an die eingesetzten Vermittler:innen und sendet automatisierte Benachrichtigungen an Ihre Kund:innen. So erhält jede Zielgruppe immer die exakt richtigen Inhalte zum richtigen Zeitpunkt.
Absolut. Durch klar definierte Programmvorlagen werden Kosten, Räume und benötigte Vermittler:innen automatisch abgeleitet, sobald Sie Eckdaten wie Sprache oder Teilnehmer:innenzahl eingeben. Zudem lassen sich Serien, wiederkehrende Schulprogramme und Mehrfachführungen mit nur wenigen Klicks anlegen, was den administrativen Aufwand enorm reduziert.
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